Постановление МИД РБ 13/284 27.08.2012 Об утверждении Инструкции о порядке организации работы дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь, подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел Республики Беларусь по обмену паспорта гражданину Республики Беларусь, проживающему в Республике Беларусь и временно пребывающему за пределами Республики Беларусь

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ августа 2012 г. № 13/284 Об утверждении Инструкции о порядке организации работы дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь, подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел Республики Беларусь по обмену паспорта гражданину Республики Беларусь, проживающему в Республике Беларусь и временно пребывающему за пределами Республики Беларусь

На основании части третьей пункта 24 Положения о документах, удостоверяющих личность, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 3 июня 2008 г. № 294 «О документировании населения Республики Беларусь», подпункта 6.16 пункта 6 Положения о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 978 «Вопросы Министерства иностранных дел Республики Беларусь», и подпункта 9.4 пункта 9 Положения о Министерстве внутренних дел Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 4 декабря 2007 г. № 611 «О некоторых вопросах Министерства внутренних дел и организаций, входящих в систему органов внутренних дел», Министерство иностранных дел Республики Беларусь и Министерство внутренних дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЮТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации работы дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь, подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел Республики Беларусь по обмену паспорта гражданину Республики Беларусь, проживающему в Республике Беларусь и временно пребывающему за пределами Республики Беларусь.

2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Министр иностранных дел Временно исполняющий обязанности Республики Беларусь Министра внутренних дел

В.В.Макей Республики Беларусь

В.В.Михневич УТВЕРЖДЕНО

Постановление

Министерства иностранных дел

Республики Беларусь

и Министерства внутренних дел

Республики Беларусь.08.2012 № 13/284

ИНСТРУКЦИЯ о порядке организации работы дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь, подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел Республики Беларусь по обмену паспорта гражданину Республики Беларусь, проживающему в Республике Беларусь и временно пребывающему за пределами Республики Беларусь

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция разработана на основании Положения о документах, удостоверяющих личность, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 3 июня 2008 г. № 294 «О документировании населения Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 135, 1/9740), перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 119, 1/11590).

2. Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации работы дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь (далее – загранучреждения) и подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел Республики Беларусь (далее – ПГиМ) по обмену паспорта гражданину Республики Беларусь (далее – паспорт), проживающему в Республике Беларусь, выехавшему из Республики Беларусь для временного пребывания за пределами Республики Беларусь и состоящему на консульском учете граждан, временно пребывающих за пределами Республики Беларусь (далее – гражданин).

3. Прием документов на обмен паспорта гражданину осуществляется загранучреждением в случаях:

истечения срока действия паспорта;

израсходования листов, предназначенных для отметок;

непригодности для использования;

изменения половой принадлежности;

изменения (перемены) фамилии, собственного имени, отчества;

установления неточностей в данных или отметках в паспорте.

ГЛАВА 2

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ЗАГРАНУЧРЕЖДЕНИЙ

ПО ПРИЕМУ ДОКУМЕНТОВ НА ОБМЕН ПАСПОРТА

4. Для обмена паспорта гражданин представляет работнику загранучреждения, на которого возложены функции по приему документов на обмен паспорта и его вручению (далее – консульское должностное лицо), документы, указанные в подпунктах 11.2.1, 11.2.2, 11.2.5 пункта 11.2 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан.

Документы на обмен паспорта подаются гражданином лично либо его законным представителем.

Документы, выданные компетентными органами иностранного государства, принимаются при наличии их легализации или проставления апостиля, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.

Документы, выданные компетентными органами иностранного государства, составленные на иностранном языке, должны сопровождаться переводом на один из государственных языков Республики Беларусь. Верность перевода и подлинность подписи переводчика на переводе должны быть засвидетельствованы нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие.

5. При приеме документов на обмен паспорта консульское должностное лицо:

5.1. визуально проверяет подлинность паспорта, подлежащего обмену, а также других представленных документов (принадлежат ли они предъявителю или лицу, представляющему его, выданы ли они соответствующими государственными органами, имеют ли необходимые подписи и печати, не содержат ли визуальных следов и признаков подделки);

5.2. убеждается в принадлежности заявителя к гражданству Республики Беларусь;

5.3. проверяет наличие в паспорте отметки о постановке гражданина на консульский учет граждан, временно пребывающих за пределами Республики Беларусь (далее – временный консульский учет). При необходимости предлагает гражданину осуществить постановку на временный консульский учет в загранучреждении;

5.4. проверяет наличие в паспорте отметки о регистрации по месту жительства в Республике Беларусь;

5.5. проверяет наличие в паспорте действительных виз и иных отметок иностранного государства, выясняет другие обстоятельства, в силу которых гражданину необходимо воспользоваться подлежащим обмену паспортом;

5.6. вносит сведения о гражданине в подсистему «Гражданство» автоматизированной системы «Консул» (далее – АС «Консул»);

5.7. заполняет в одном экземпляре заявление формы 1 на обмен паспорта (далее – заявление формы 1) согласно приложению 1 к Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 28 июня 2010 г. № 200 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 214, 8/22721);

5.8. предлагает гражданину (его законному представителю) проверить правильность заполнения заявления формы 1;

5.9. сверяет данные, указанные в заявлении формы 1, со сведениями, содержащимися в представленных документах, и в строке 10 заверяет их соответствие своей подписью и указывает свою фамилию (в графе «сведчу (подпіс, прозвішча)»). При этом подпись консульского должностного лица заверяется большой консульской печатью загранучреждения с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее – гербовая печать);

5.10. в разделе «Службовыя адзнакi» заявления формы 1 производит запись об оплате консульского сбора за обмен паспорта: «Консульскі збор у памеры _____ спагнаны. Квітанцыя ад ДД.ММ.ГГГГ № ___», заверив ее гербовой печатью.

Если обмен паспорта производится в связи с изменением (переменой) фамилии, собственного имени, отчества и (или) установлением неточностей в данных или отметках в паспорте, изменением половой принадлежности его владельца, в разделе «Службовыя адзнакi» заявления формы 1 указывает соответственно прежнюю фамилию, собственное имя, отчество и (или) неточности в данных или отметках;

5.11. на оборотной стороне каждой фотографии указывает инициалы и фамилию владельца.

Фотографии должны соответствовать техническим требованиям, предъявляемым к фотографиям для паспортов согласно приложению 11 к Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь;

5.12. обрезает фотографию и наклеивает в обозначенном месте на заявлении формы 1, заверив ее гербовой печатью.

6. Консульское должностное лицо отказывает в приеме заявления на обмен паспорта по основаниям, предусмотренным статьей 17 Закона Республики Беларусь «Об основах административных процедур» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 264, 2/1530).

7. Консульское должностное лицо снимает копии заявления формы 1 (в одном экземпляре), а также документов, представленных гражданином (его законным представителем) в соответствии с подпунктами 11.2.1, 11.2.2, 11.2.5 пункта 11.2 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан (в двух экземплярах).

8. Оригиналы документов, кроме свидетельства о заключении брака, свидетельства о перемене имени (при обмене паспорта в случае изменения (перемены) фамилии, собственного имени, отчества), возвращаются заявителю.

9. Копия заявления формы 1 и один экземпляр документов, представленных гражданином (его законным представителем) в соответствии с подпунктами 11.2.1, 11.2.2, 11.2.5 пункта 11.2 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан (далее – копии документов), остаются в загранучреждении.

10. К оригиналу заявления формы 1 приобщается второй экземпляр копий документов, которые заверяются подписью консульского должностного лица, гербовой печатью и записью «Верно. С оригиналом сверено», а также свидетельство о заключении брака, свидетельство о перемене имени (при обмене паспорта в случае изменения (перемены) фамилии, собственного имени, отчества).

11. Оригинал заявления формы 1, три фотографии, заверенные копии документов, два экземпляра сопроводительного письма, а также свидетельство о заключении брака, свидетельство о перемене имени (при обмене паспорта в случае изменения (перемены) фамилии, собственного имени, отчества) направляются по дипломатическим каналам в главное консульское управление МИД (далее – ГКУ).

12. ГКУ переправляет поступившие из загранучреждения документы (за исключением одного экземпляра сопроводительного письма) в управление по гражданству и миграции главного управления внутренних дел Минского горисполкома или управление по гражданству и миграции управления внутренних дел облисполкома (далее – УГиМ ГУВД (УГиМ УВД) по месту жительства гражданина.

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ОБМЕНУ ПАСПОРТА

В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ПО ГРАЖДАНСТВУ И МИГРАЦИИ

13. В течение трех дней со дня поступления из ГКУ сопроводительного письма загранучреждения, оригинала заявления формы 1, трех фотографий, заверенных копий документов, а также свидетельства о заключении брака, свидетельства о перемене имени (при обмене паспорта в случае изменения (перемены) фамилии, собственного имени, отчества) в УГиМ ГУВД (УГиМ УВД):

13.1. проверяется полнота и правильность заполнения поступивших документов;

13.2. проводится проверка в отношении гражданина по следующим учетам:

13.2.1. адресно-справочного бюро главного управления внутренних дел Мингорисполкома, управлений внутренних дел облисполкомов (далее – АСБ) – для подтверждения факта регистрации гражданина по месту жительства в Республике Беларусь;

13.2.2. автоматизированной системы «Паспорт» (далее – АС «Паспорт») – для подтверждения факта выдачи паспорта и идентификации личности;

13.2.3. единого государственного банка данных о правонарушениях (далее – ЕГБДП) – на предмет возможного нахождения гражданина в розыске;

13.2.4. банка данных о гражданах Республики Беларусь, право на выезд которых из Республики Беларусь временно ограничено (далее – БД), – для подтверждения факта наличия (отсутствия) в отношении гражданина решения о временном ограничении права на выезд из Республики Беларусь, принятого уполномоченными государственными органами и иными организациями в случаях, установленных законодательством;

13.3. результаты проверок подтверждаются соответствующими отметками в разделе «Службовыя адзнакi» заявления формы 1, после чего оригинал заявления формы 1, три фотографии, заверенные копии документов, а также свидетельство о заключении брака, свидетельство о перемене имени (при обмене паспорта в случае изменения (перемены) фамилии, собственного имени, отчества) направляются с сопроводительным письмом в ПГиМ по месту жительства гражданина.

14. В ПГиМ в течение семи дней со дня поступления документов из УГиМ ГУВД (УГиМ УВД):

14.1. проверяется полнота и правильность заполнения заявления формы 1;

14.2. принимается решение об обмене паспорта, о чем делается отметка в графе 12 заявления формы 1; 14.3. направляется заявление формы 1 с фотографиями в бюро паспортизации населения управления внутренних дел облисполкома (далее – БПН УВД) отдельным пакетом с отметкой на сопроводительном письме: «ОБМЕН ЧЕРЕЗ МИД».

15. В БПН УВД в течение пяти дней со дня поступления из ПГиМ заявления формы 1:

15.1. осуществляются необходимые проверки;

15.2. производится заполнение реквизитов паспорта в порядке, определенном главой 4 Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь;

15.3. направляется паспорт с заявлением формы 1, оставшимися фотографиями в соответствующее ПГиМ отдельным пакетом с сопроводительным письмом с отметкой «ОБМЕН ЧЕРЕЗ МИД».

16. В ПГиМ в течение четырнадцати дней со дня получения из БПН УВД заполненного паспорта:

16.1. производится оформление паспорта в порядке, определенном главой 4 Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь;

16.2. направляется паспорт с сопроводительным письмом, оставшимися фотографиями, свидетельством о заключении брака, свидетельством о перемене имени (при обмене паспорта в случае изменения (перемены) фамилии, собственного имени, отчества) в соответствующее УГиМ ГУВД (УГиМ УВД).

17. В УГиМ ГУВД (УГиМ УВД) в течение трех дней со дня поступления паспорта из ПГиМ:

17.1. проверяется полнота и правильность оформления паспорта;

17.2. проводится повторная проверка в отношении гражданина по следующим учетам:

17.2.1. ЕГБДП – на предмет возможного нахождения гражданина в розыске;

17.2.2. БД – для подтверждения факта наличия (отсутствия) в отношении гражданина решения о временном ограничении права на выезд из Республики Беларусь, принятого уполномоченными государственными органами и иными организациями в случаях, установленных законодательством;

17.3. результаты проверок подтверждаются соответствующими отметками на оборотной стороне сопроводительного письма, поступившего из ПГиМ, после чего паспорт, а также оставшиеся фотографии, свидетельство о заключении брака, свидетельство о перемене имени (при обмене паспорта в случае изменения (перемены) фамилии, собственного имени, отчества) направляются в ГКУ с сопроводительным письмом.

18. УГиМ ГУВД (УГиМ УВД) принимает решение об отказе в выдаче паспорта в случаях, предусмотренных законодательными актами (непредставление документов, указанных в законодательных актах об административных процедурах; представление документов, не соответствующих требованиям законодательства, в том числе подложных, поддельных или недействительных документов; наличие в отношении гражданина решения о временном ограничении права на выезд из Республики Беларусь, принятого уполномоченными государственными органами и иными организациями в случаях, установленных законодательством; утрата владельцем паспорта права на его использование; отсутствие регистрации гражданина по месту жительства в Республике Беларусь).

19. Документы, поступившие в УГиМ ГУВД (УГиМ УВД), подлежат возврату в ГКУ в течение трех дней со дня принятия УГиМ ГУВД (УГиМ УВД) решения об отказе в выдаче паспорта.

Поступившие из УГиМ ГУВД (УГиМ УВД) документы ГКУ направляет в соответствующее загранучреждение.

ГЛАВА 4

ПОРЯДОК ВРУЧЕНИЯ ПАСПОРТА В ЗАГРАНУЧРЕЖДЕНИИ

20. После получения паспорта из ГКУ консульское должностное лицо:

20.1. проверяет соответствие данных, внесенных в паспорт, сведениям, указанным в копии заявления формы 1;

20.2. вносит сведения о паспорте (дате выдачи, серии, номере, сроке действия и органе выдачи паспорта) в АС «Консул»;

20.3. направляет запрос в УГиМ ГУВД о наличии (отсутствии) решения уполномоченного государственного органа и иной организации о временном ограничении права гражданина на выезд из Республики Беларусь. Ответ на данный запрос дается УГиМ ГУВД в течение одного рабочего дня;

20.4. на 29-й или 30-й странице паспорта вносит отметку о постановке на временный консульский учет согласно приложению 5 к Инструкции о порядке организации работы по выдаче (обмену), учету, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь для постоянного проживания за пределами Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 30 сентября 2008 г. № 24 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 301, 8/19857; 2011 г., № 73, 8/23796), указывает при этом страну, срок консульского учета (дату постановки и дату окончания), учиняет свою подпись и заверяет ее гербовой печатью.

21. При вручении паспорта консульское должностное лицо:

21.1. удостоверяется, что получатель является тем лицом, на чье имя выдан паспорт, либо законным представителем такого лица;

21.2. предлагает гражданину (законному представителю):

21.2.1. проверить правильность внесенных в паспорт данных и отметок;

21.2.2. учинить свою подпись на 32-й странице паспорта (кроме случая вручения паспорта законному представителю), а также учинить подпись и проставить дату в строке 14 копии заявления формы 1;

21.3. изымает подлежащий обмену паспорт и на 32-й странице изъятого паспорта производит запись о причине изъятия;

21.4. вручает паспорт владельцу (законному представителю), а также возвращает свидетельство о заключении брака, свидетельство о перемене имени (при обмене паспорта в случае изменения (перемены) фамилии, собственного имени, отчества);

21.5. заполняет строки 14–15 копии заявления формы 1, учиняет подпись в строке 14, указав свою фамилию, должность, загранучреждение.

22. На основании письменного заявления гражданина (его законного представителя) подлежащий обмену паспорт возвращается владельцу.

При этом на страницах 1–30 паспорта проставляются отметки об аннулировании (кроме страниц с действительными визами иностранных государств).

В копии заявления формы 1 указываются соответствующие сведения об оставлении подлежащего обмену паспорта его владельцу.

23. По ведомственной электронной почте МИД (далее – ВЭП) в трехдневный срок в бюро паспортизации населения МВД (далее – БПН МВД) направляется информация о признании подлежащего обмену паспорта недействительным по справке формы 11 согласно приложению 10 к Инструкции о порядке организации работы по выдаче (обмену), учету, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь для постоянного проживания за пределами Республики Беларусь.

После того, как необходимость использования отпадет, подлежащий обмену паспорт подлежит обязательной сдаче в загранучреждение или ПГиМ по месту жительства.

24. В случае если за время оформления паспорта гражданин утерял паспорт, подлежащий обмену, либо он был похищен, загранучреждение в трехдневный срок направляет в БПН МВД информацию по справке формы 11 согласно приложению 10 к Инструкции о порядке организации работы по выдаче (обмену), учету, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь для постоянного проживания за пределами Республики Беларусь, а также истребует у гражданина письменное объяснение, составленное в произвольной форме, и документ, выданный компетентным органом иностранного государства, подтверждающий обращение заявителя по вопросу утраты (хищения) паспорта (за исключением случаев невозможности его получения), оригиналы которых направляются в ПГиМ по месту выдачи нового паспорта.

25. Информация о факте вручения паспорта владельцу в течение 15 дней со дня вручения направляется по каналам ВЭП в УГиМ ГУВД (УГиМ УВД) по месту жительства гражданина в Республике Беларусь. УГиМ ГУВД (УГиМ УВД) в трехдневный срок направляет указанную информацию в соответствующий ПГиМ для внесения ее в заявление формы 1, а также в автоматизированную систему «Гражданство и миграция» (о дате вручения паспорта).

26. В случае наличия решения уполномоченного государственного органа и иной организации о временном ограничении права гражданина на выезд из Республики Беларусь гражданину возвращаются ранее принятые от него оригиналы свидетельства о заключении брака, свидетельства о перемене имени и при необходимости предлагается оформить свидетельство на возвращение в Республику Беларусь.

ГЛАВА 5

ПОРЯДОК ИЗЪЯТИЯ, УЧЕТА,

ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПАСПОРТОВ

27. Паспорта, изъятые при их обмене, а также подлежащие обмену паспорта, сданные после того, как отпала необходимость их использования, направляются в УГиМ ГУВД (УГиМ УВД) по месту их выдачи с сопроводительным письмом согласно приложению 11 к Инструкции о порядке организации работы по выдаче (обмену), учету, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь для постоянного проживания за пределами Республики Беларусь.

28. Паспорта являются документами строгой отчетности, хранение которых осуществляется в ПГиМ, загранучреждениях и ГКУ в специальных хранилищах, сейфах или металлических шкафах (ящиках).

29. Ответственность за учет и хранение паспортов возлагается на руководителей ПГиМ и загранучреждений.

30. Копии заявлений форм 1 и вторые экземпляры копий документов, являющиеся основанием для обмена паспорта, формируются в хронологическом порядке и списываются в дело в соответствии с номенклатурой загранучреждения, которое хранится в течение установленного законодательством срока.

31. В случаях утраты (хищения) паспортов, поступивших в загранучреждение, но не врученных гражданам, проводится служебное расследование, материалы которого в десятидневный срок направляются в ГКУ.